Poufna dokumentacja, to znaczy jaka?

Odpowiednia archiwizacja i bezpieczne niszczenie dokumentów poufnych to bardzo ważne procesy, które w każdym przedsiębiorstwie muszą przebiegać w uregulowany prawnie sposób. Dokumentacja firm stanowi jej nieodłączny element, który zapewnia poprawne funkcjonowanie różnych działów. Istotne jest jednak, aby tworząc, przesyłając i przechowując ją, zadbać o jej bezpieczeństwo.

Jakie są rodzaje poufnej dokumentacji firmowej?

Poufne dokumenty firmy to te, które zawierają informacje wymagające ochrony przed nieuprawnionym dostępem. W przypadku ich niekontrolowanego ujawnienia, przedsiębiorstwo może otrzymać dotkliwe sankcje finansowe, a ponadto może mieć to negatywny wpływ na jej działanie, np. gdy dostaną się w ręce konkurencji. Jest to m.in. dokumentacja kadrowa, finansowa i prawna, ale też różnego rodzaju strategie biznesowe, plany marketingowe, a także protokoły ze spotkań zarządu czy dane klientów. Właściciele firm powinni podejść do sprawy poważnie i wyznaczyć osoby odpowiedzialne za zarządzanie poufnymi dokumentami. Ważne jest też odpowiednie zabezpieczenie sieci komputerowej, na której te dokumenty są przechowywane. Oprócz wskazanego w rozporządzeniach sposobu ich archiwizacji, należy również przeprowadzać bezpieczne niszczenie dokumentów.

Przeczytaj również: Jak powinny być odbierane do utylizacji dokumenty z danymi wrażliwymi?

Jakie są dokumenty poufne w przedsiębiorstwach?

Dokumentacja finansowa to jedna z kategorii najważniejszych dokumentów poufnych firmy. Dotyczy ona wszelkich transakcji finansowych dokonywanych przez firmę – od faktur, aż po deklaracje podatkowe. Z tego względu trzeba przechowywać ją w bezpiecznym miejscu, a dokumenty w wersji elektronicznej chronić hasłami. Podobnie należy postępować z dokumentacją kadrową, która zawiera dane pracowników oraz dokumentację związaną ze stosunkiem pracy.

Jak niszczyć poufną dokumentację?

W zależności od rodzaju poufnej dokumentacji, należy niszczyć ją po odpowiednim okresie, a także w konkretny sposób. Aby mieć pewność, że cały proces niszczenia zostanie przeprowadzony zgodnie z prawem, usługę niszczenia dokumentów warto przekazać wykwalifikowanej firmie. W przypadku dokumentów zawierających dane osobowe, należy przestrzegać zasad opisanych w RODO. Zajmuje się tym np. Strefa Surowców Wtórnych z Mińska Mazowieckiego. Przedsiębiorstwo to oferuje usługi niszczenia dokumentów zgodnie z RODO przy użyciu urządzeń klasy P-3 tajności, zgodnie z normą DIN 66399.